Een ondernemingsraad is een democratisch gekozen orgaan. Als gevolg daarvan moet hij de achterban informeren. Zo moet de ondernemingsraad onder andere verslagen van vergaderingen en het jaarverslag delen (artikel 14 lid 2 sub h WOR). Bij grote medezeggenschapstrajecten zoals reorganisaties, fusie of overnames wil de ondernemingsraad de achterban vaak ook tussentijds informeren, maar soms ook zijn mening vragen over bepaalde voorgenomen besluiten. Mag de ondernemingsraad de achterban vrijelijk informeren en consulteren?
Algemene en opgelegde geheimhoudingsplicht
Leden van de ondernemingsraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen die zij in die hoedanigheid vernemen (artikel 20 lid 1 WOR). Dus ook als de bestuurder niet expliciet op de geheimhouding daarvan heeft gewezen! Het gaat dan bijvoorbeeld om concurrentiegevoelige informatie. Deze plicht tot geheimhouding blijft bestaan, ook als de werknemer geen lid meer is van de ondernemingsraad. Dit betekent ook dat de werknemer moet blijven zwijgen als hij niet meer bij het bedrijf werkt.
Daarnaast kan de bestuurder geheimhouding opleggen aan de leden van de ondernemingsraad of zijn commissies ten aanzien van bepaalde aangelegenheden die in een overlegvergadering, ondernemingsraadvergadering of een commissievergadering wordt behandeld. Zo wordt regelmatig geheimhouding opgelegd bij voorgenomen reorganisaties, fusies, verhuizingen en overnames. Bestuurders geven dan regelmatig aan dat de geheimhouding nodig is om ‘onrust’ in de organisatie te voorkomen.
Opgelegde geheimhouding niet onbeperkt
Door het opleggen van geheimhouding wordt de ondernemingsraad beperkt om met de achterban te overleggen. De opgelegde geheimhoudingsplicht geldt dan ook alleen voor de periode waarvoor de geheimhouding is opgelegd. Hierbij moet worden aangegeven:
- welke gegevens onder de geheimhouding vallen;
- voor hoelang de geheimhouding geldt; en/of
- er anderen zijn ten aanzien van wie geen geheimhouding in acht hoeft te worden genomen.
TIP: vraag als ondernemingsraad om bovenstaande punten concreet te maken als de bestuurder hier zelf geen duidelijkheid over schept!
Schending geheimhoudingsplicht
De geheimhoudingsplicht is een persoonlijke verplichting: de geheimhouding geldt ten aanzien van individuele personen. Mogelijke sancties op schending zijn een boete, uitsluiting van de werkzaamheden van de ondernemingsraad, ontslag op staande voet en strafvervolging. Opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht is namelijk een misdrijf.
Of de opgelegde sanctie gerechtvaardigd is, is afhankelijk van de omstandigheden van het geval.
Wat kan de ondernemingsraad doen?
De ondernemingsraadsraad kan de opgelegde geheimhouding niet afwijzen. Als de ondernemingsraad het niet eens is met de geheimhouding, dan kan hij dit vooraf aangeven. De bestuurder kan dan besluiten om de informatie niet te verstrekken. Als de geheimhouding eenmaal is opgelegd, dan kan de ondernemingsraad wel vooraf toestemming vragen om te overleggen met een niet-lid van de ondernemingsraad over het onderwerp waarover geheimhouding geldt.
Ook kan de kantonrechter worden gevraagd om de opgelegde geheimhouding op te heffen als de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot het opleggen van de geheimhouding had kunnen komen, of als er geen eindtijd aan de opgelegde geheimhouding is verbonden. Zo is het opleggen van geheimhouding over de inhoud van een sociaal plan aan de ondernemingsraad niet aanvaardbaar. Het verhindert namelijk de ondernemingsraad om de werknemers te consulteren over de gevolgen van het besluit en de maatregelen (het sociaal plan) daartoe. Kijk ook altijd of er al iets door de onderneming zelf naar buiten is gebracht. Het kan bijvoorbeeld onredelijk zijn om de ondernemingsraad aan de geheimhouding te houden als er in een persverklaring al informatie is gedeeld. De SER Commissie Bevordering Medezeggenschap heeft in het verleden al eens aanbevelingen gedaan met betrekking tot de geheimhoudingsplicht voor leden van de ondernemingsraad.
MEER INFORMATIE?
Heeft u vragen over de (opgelegde) geheimhoudingsplicht voor ondernemingsraden, neem dan gerust contact op met een van onze gespecialiseerde advocaten op dit gebied van de sectie medezeggenschapsrecht.
De sectie medezeggenschap van De Voort Advocaten | Mediators is in 2021 uitgeroepen tot Partner of Choice voor ondernemingsraden in Nederland. Uit onafhankelijk onderzoek van OR-net onder ruim 300 OR-professionals is gebleken dat zij het liefst zaken doen met onze sectie medezeggenschap.