Wanbetaling kost geld. Hoe zorgt u ervoor dat u die kosten zoveel mogelijk kan verhalen op de wanbetaler? Als een klant uw factuur niet betaalt, is dat al vervelend genoeg. U lijdt daardoor ‘vertragingsschade’. Vaak moeten ook nog kosten gemaakt worden om ervoor te zorgen dat de klant alsnog betaalt. In dit artikel gaan wij in op deze ‘vertragingsschade’ en ‘incassokosten’, met name bij een zogenaamde business to business-relatie of ‘B2B-relatie’.
Wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten
Heel kort gezegd bestaat er een B2B-relatie als u en uw klant niet kwalificeren als ‘consument’, bijv. als u beiden handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf of als sprake is van rechtspersonen. Als uw klant uw factuur niet tijdig betaalt heeft u in een B2B-relatie op grond van de wet recht op twee vergoedingen die zien op twee soorten schade:
- De wettelijke handelsrente. Dit is de vergoeding voor de schade die u lijdt doordat u uw geld later ontvangt dan afgesproken (de ‘vertragingsschade’). U lijdt deze schade door het verstrijken van de tijd. U hoeft hiervoor niets te doen. De hoogte van de wettelijke handelsrente wordt (indirect) door de Europese Centrale Bank bepaald. Op dit moment is de wettelijke handelsrente 8% per jaar;
- De buitengerechtelijke incassokosten. Dit is de vergoeding voor de ‘redelijke kosten’ die u maakt ‘ter verkrijging van voldoening buiten rechte’. U lijdt deze schade doordat u tenminste één ‘incassohandeling’ verricht, bijv. het versturen van een ‘aanmaning’ (zie daarover hierna). De buitengerechtelijke incassokosten worden door de overheid vastgesteld. Deze zijn afhankelijk van de hoogte van de vordering. Over de eerste € 2.500 bedragen de incassokosten bijv. 15% van de hoofdsom. De hele staffel vindt u hier. Of u ook daadwerkelijk (aantoonbaar) incassokosten heeft gemaakt en wat de werkelijke hoogte van uw kosten is speelt geen rol.
U kunt voor beide soorten schade ook andere afspraken maken, bijv. in algemene voorwaarden. Het is redelijk gebruikelijk dat in verkoopvoorwaarden hogere ‘contractuele rente’ en hogere ‘contractuele incassokosten’ worden afgesproken. Voor beide soorten schadevergoeding is van belang dat u een uiterst moment voor het betalen van de factuur afgesproken heeft. Pas vanaf dat uiterst moment heeft u recht op vergoeding van de schade die u lijdt.
Geen uiterst betaalmoment afgesproken
Als u geen uiterst betaalmoment afgesproken heeft, dan is het volgende van belang:
- De wettelijke handelsrente is volgens de wet altijd verschuldigd uiterlijk vanaf de dertigste dag na ontvangst van de factuur. Als de prestatie ná de factuur ontvangen is, of als niet duidelijk is wanneer de factuur ontvangen is, dan is wettelijke handelsrente altijd verschuldigd vanaf de dertigste dag na de dag waarop de prestatie ontvangen is;
- De buitengerechtelijke incassokosten is uw klant pas verschuldigd nádat hij van u een aanmaning ontvangen heeft. In die aanmaning moet een redelijke termijn gegeven zijn om alsnog te betalen, en die termijn moet zonder betaling verstrijken. Een redelijke termijn is in principe een termijn van 14 dagen, die ingaat op de eerste dag na ontvangst van de brief (daarom ook wel de ‘veertiendagenbrief’). Zie over de aanmaning hierna.
Incassohandeling: aanmaning
U lijdt schade in de zin van de buitengerechtelijke incassokosten op het moment dat u een incassohandeling verricht. Het versturen van een aanmaning is volgens de Hoge Raad een incassohandeling. Op het moment dat u die verstuurt, lijdt u dus schade die in de vorm van buitengerechtelijke incassokosten vergoed wordt. De Hoge Raad heeft bepaald dat dit ook geldt in B2B-relaties. Als u een uiterst betaalmoment afgesprokenheeft, dan mag u die buitengerechtelijke incassokosten direct op uw klant verhalen. Als u geen uiterst betaalmoment afgesprokenheeft, dan mag u de buitengerechtelijke incassokosten pas verhalen nádat de termijn uit de aanmaning verstreken is en binnen die termijn niet alsnog betaald is. U doet er meestal verstandig aan om pas kosten en rente te vorderen als (ook) niet betaald wordt binnen de gestelde termijn. Linksom of rechtsom doet u er dus altijd goed aan een aanmaning of ‘veertiendagenbrief’ te versturen.
U kunt eenvoudig zelf zo’n aanmaning of ‘veertiendagenbrief’ versturen. Vermeld in de aanmaning:
- De factuur (het factuurnummer, de factuurdatum, het factuurbedrag) en;
- Het verzoek die factuur alsnog te betalen binnen een termijn van 15 dagen na ontvangst van de aanmaning;
- De incassokosten die uw klant binnen de termijn moet betalen of zal moeten betalen als tijdige betaling uitblijft, met vermelding van de hoogte van de kosten. De wettelijke tarieven vindt u hier;
- De rente die uw klant moet betalen of zal moeten betalen als tijdige betaling uitblijft.
U moet kunnen aantonen dat en wanneer uw klant de aanmaning ontvangen heeft. Verstuur een aanmaning daarom aangetekend en bewaar de track-and-trace-gegevens (van PostNL, zie hier).
Incassohandelingen tegen consumenten
Als uw klant een consument is, dan mag u de buitengerechtelijke incassokosten pas verhalen nadat u eerst een veertiendagenbrief verstuurd heeft en binnen de termijn niet alsnog betaald is. Dat geldt ook als u wel een uiterst betaalmoment afgesprokenheeft. Bij consumenten geldt niet de wettelijke handelsrente, maar de lagere wettelijke rente (op dit moment: 2% per jaar). Ook kunt u bij consumenten niet afspreken dat zij een hogere rente of meer incassokosten verschuldigd zijn. Voor het overige geldt veelal hetzelfde als hiervoor voor B2B-relaties beschreven.
Conclusie
Betaalt een klant uw facturen niet? Stuur dan eerst, ook als de klant geen consument is, een aanmaning c.q. ‘veertiendagenbrief’. Neem daarin de incassokosten en de rente op. Blijft betaling ook daarna uit? Dan komen andere maatregelen in beeld, zoals beslag of een faillissementsaanvraag. Neem daarvoor contact op met de advocaten van onze sectie Ondernemingsrecht en Insolventierecht.