Ongeveer 61% van de ondernemingsraden in Nederland laat zich bij staan door een ambtelijk secretaris. Daarbij geldt over het algemeen: de omvang van de werkzaamheden stijgt naar mate de onderneming groter is. Op zich niet zo verwonderlijk dat het merendeel van de ondernemingsraden zich laat bijstaan door zo’n duizendpoot. De druk op leden van de ondernemingsraden kan groot zijn en dan is het erg prettig dat een ambtelijk secretaris de boel kan ontlasten. Gelukkig erkennen de meeste bestuurders het nut én de noodzaak van zo’n secretaris. Toch zijn er ook bestuurders die de ambtelijk secretaris als zogenaamde ‘pain in the ass’-ervaren en zo snel mogelijk van hem/haar af zouden willen. Hoe zit dat nou eigenlijk: wie is de baas van de ambtelijk secretaris?
AMBTELIJK SECRETARIS: DE WERKNEMER
De ambtelijke secretaris kan een gewone werknemer van het bedrijf zijn en dus werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst. Een andere mogelijkheid is dat de ambtelijk secretaris wordt ingehuurd op basis van een uitzendovereenkomst of een overeenkomst voor opdracht. Voor de duidelijkheid: de ambtelijk secretaris is dan geen werknemer binnen de onderneming!
In beide gevallen geldt dat de voorzitter en/of de secretaris de functioneel leidinggevende van de ondernemingsraad kan zijn. In het verleden is er discussie geweest over de rol van de hiërarchisch en de functioneel leidinggevende bij het aansturen van de ambtelijk secretaris. De Centrale Raad van Beroep heeft op 4 september 2003 meer duidelijkheid gebracht over deze rolverdeling, nu de positie van de functioneel leidinggevende in de persoon van de voorzitter van de ondernemingsraad werd erkend. In de functieomschrijving van de ambtelijk secretaris was namelijk opgenomen dat de voorzitter van de ondernemingsraad de functioneel leidinggevende is. De hiërarchisch leidinggevende moest in dit geval dan ook rekening houden met de rol van de voorzitter als functioneel leidinggevende.
Om discussie te voorkomen, is het verstandig om (vooraf) afspraken te maken wie welke werkzaamheden aan de ambtelijk secretaris kan opdragen en wie welke rol daarbij vervult. Hier was de rol van de functioneel leidinggevende vastgelegd, maar vaak zal dat niet het geval zijn. Het is de vraag hoe zwaar de mening van de (voorzitter van de) ondernemingsraad over bijvoorbeeld het functioneren van de ambtelijk secretaris dan (officieel) meetelt.
ONTSLAG AMBTELIJK SECRETARIS
Wie beslist nu eigenlijk over het al dan niet ontslaan of het verlengen van het contract met een ambtelijk secretaris? Het komt vaak genoeg voor dat de ondernemingsraad tevreden is over het functioneren van de ambtelijk secretaris, maar de bestuurder cq. werkgever daar andere ideeën over heeft.
Een werkgever die een ambtelijk secretaris wil ontslaan, zal naar de kantonrechter moeten. Artikel 21 WOR schrijft voor dat leden van een ondernemingsraad, alsmede de aan een ondernemingsraad toegevoegd ambtelijk secretaris, niet mogen worden benadeeld vanwege die werkzaamheden. Uit een uitspraak van de kantonrechter te Amersfoort van 12 april 2011 blijkt maar weer eens dat ook de ambtelijk secretaris onder het opzegverbod van artikel 7:670 BW valt. De kantonrechter zal dan ook moeten toetsen of het verzoek van de werkgever geen verband houdt met het werk voor de ondernemingsraad. De werkgever zal bijvoorbeeld met behulp van een opgebouwd dossier het disfunctioneren van de ambtelijk secretaris moeten aantonen. De ambtelijk secretaris die ontslag wil voorkomen, doet er verstandig aan om verslagen van functioneringsgesprekken te bewaren. Van belang is daarbij ook of de wijze van invullen van de functie een punt van discussie is geweest tussen de ondernemingsraad en de bestuurder of tussen de ambtelijk secretaris en zijn leidinggevende.
Dit positie van de ambtelijk secretaris die wordt ingehuurd ligt genuanceerder. Hierover een andere keer meer.
MEER INFORMATIE?
Mocht u vragen hebben over de rechtspositie van de ambtelijk secretaris en/of leden van de ondernemingsraad, neem dan gerust contact op met een van onze gespecialiseerde advocaten op dit gebied van de sectie medezeggenschapsrecht.
De sectie medezeggenschap van De Voort Advocaten | Mediators is in 2022 uitgeroepen tot Partner of Choice voor ondernemingsraden in Nederland. Uit onafhankelijk onderzoek van OR-net onder ruim 300 OR-professionals is gebleken dat zij het liefst zaken doen met onze sectie medezeggenschap.