Voor de verkiezingen van de ondernemingsraad kan een vereniging van werknemers (oftewel de vakbond) een kandidatenlijst indienen (artikel 9 lid 2 WOR). Dit kan echter alleen als er in die onderneming kiesgerechtigde personen werkzaam zijn die lid zijn van de betreffende vakbond. Om tot indiening van de lijst te komen dient overleg plaats te vinden tussen de vakbond en haar leden over de samenstelling van die lijst.
In sommige bedrijfstakken is het niet altijd duidelijk of en zo ja hoeveel leden van de vakbond er binnen een onderneming werkzaam zijn. De ondernemingsraad stuurt daarom als er verkiezingen aankomen vaak een brief naar meerdere vakbonden met daarin de naam en het adres van de onderneming, de verkiezingsdatum en datum waarop de bereidverklaringen van de kandidaten die de vakbonden willen stellen. De vakbond vraagt als reactie op deze brief vaak bij de ondernemer (of soms bij de ondernemingsraad) de gegevens op van alle binnen de onderneming werkzame (verkiesbare) personen met het doel die gegevens te vergelijken met het eigen ledenbestand. Steeds vaker ontstaat over een dergelijk verzoek onenigheid tussen de ondernemer en de vakbond. Aan de ene kant stelt de ondernemer dat deze gegevens wegens privacywetgeving niet verstrekt mogen worden. Aan de andere kant stelt de vakbond dat in het kader van goede medezeggenschap deze gegevens verstrekt moeten worden. Wat is juist?
Vóór 25 mei 2018
Voorheen gold in Nederland de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Deze wet zag op de verwerking van persoonsgegevens, waaronder het verspreiden of doorzenden van gegevens. Persoonsgegevens mochten slechts worden verwerkt in een beperkt aantal gevallen (artikel 8 Wbp). Het verstrekken van persoonsgegevens aan de vakbond viel te scharen onder de categorie die stelt dat verstrekking mogelijk is indien “de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert’.
Van het verstrekken van bepaalde gegevens aan de vakbond in het kader van OR-verkiezingen, hoefde geen melding te worden gemaakt bij het College Bescherming Persoonsgegevens. In het zogenoemde ‘Vrijstellingsbesluit Wbp’ was hiervoor een speciale vrijstelling opgenomen. Voor de verkiezing van de leden van een bij wet geregeld medezeggenschapsorgaan mochten persoonsgegevens zonder melding aan de vakbond of een vakcentrale worden verstrekt (artikel 7 lid 2 sub h jo. lid 3 Vrijstellingsbesluit). Hiervoor waren wel twee voorwaarden opgenomen in de wet (artikel 7 lid 4 sub c Vrijstellingsbesluit):
- De enige persoonsgegevens die zonder melding verstrekt mogen worden zijn: naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene. De ondernemer mag nadrukkelijk dus niet doorgeven dát iemand lid is van een vakbond. Het is aan de vakbond zelf om de gegevens te vergelijken met het eigen ledenbestand.
- Het voornemen om de gegevens te verstrekken aan de vakbond dient medegedeeld te worden aan de werknemers en deze dienen gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid gesteld te worden om verzet aan te tekenen tegen de verstrekking (artikel 40 lid 1 Wbp).
De Wbp schepte dus de ruimte voor de ondernemer om de persoonsgegevens te kunnen overhandigen aan de vakbond, zonder melding aan het CBP. Er rustte echter geen plicht op de ondernemer om dit te doen.
Na 25 mei 2018
De Wbp en het Vrijstellingsbesluit zijn per 25 mei 2018 komen te vervallen en vervangen door een Europese wet genaamd Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacywetgeving is in heel Europa gelijk en veel strenger dan de Wbp.
De AVG stelt algemene uitgangspunten voor de verwerking van persoonsgegevens (rechtmatig, transparant, juist, actueel, minimalisatie) en legt vast dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer hiervoor een grondslag is. De verwerking moet proportioneel en subsidiair zijn (nooit meer verstrekken dan noodzakelijk en altijd op de minst ingrijpende manier) en enkel voor een specifiek omschreven doel plaatsvinden. Onder het verwerken van persoonsgegevens valt ook het doorgeven van persoonsgegevens van de ene organisatie naar de andere organisatie, oftewel van ondernemer aan vakbond.
De AVG noemt een beperkt aantal mogelijke grondslagen voor verwerking. Het lijkt erop dat de doorgifte van een lijst van persoonsgegevens van werknemers van de ondernemer aan de vakbonden voor de organisatie van OR-verkiezingen op basis van de AVG voortaan niet meer mogelijk is. De enige mogelijke uitzondering is wanneer de ondernemer van een werknemer in alle vrijheid en zonder enige druk de ondubbelzinnige toestemming krijgt om zijn of haar persoonsgegevens door te geven aan de vakbond enkel en alleen te gebruiken voor de verkiezingen. De werknemers dienen dan voor verwerking duidelijk geïnformeerd te zijn welke persoonsgegevens voor welk doel worden doorgegeven. Niet in te zien is waarom een ondernemer dit arbeidsintensieve traject op zich zou willen nemen. Er is namelijk geen plicht voor de ondernemer dit proces te ondernemen. Het zou dus een gunst aan de vakbond zijn.
Een echte noodzaak voor verstrekking is er immers niet, daar de vakbond een oproep kan doen onder de eigen leden zich te melden wanneer iemand werkzaam is in de betreffende onderneming. De vakbond kan er eveneens voor kiezen voor iedere werknemer de bijbehorende werkgever(s) stelselmatig vast te leggen in het eigen ledenbestand. De vakbond dient deze gegevens vervolgens juist en actueel te houden. Alsdan bezit de vakbond altijd de benodigde informatie over werknemers die mee kunnen doen bij OR-verkiezingen.
Kortom, een slimme ondernemer houdt zich gezien de regels in de AVG buiten het verstrekken van persoonsgegevens aan de vakbond en een slimme vakbond zorgt dat de eigen gegevens altijd up-to-date zijn!