Het wat en waarom van algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn voorwaarden die zijn opgesteld met het doel in een aantal overeenkomsten te worden gebruikt. Op die manier hoeft niet bij iedere transactie opnieuw alles te worden uitgedacht en afgesproken. U kunt gebruik maken van een aantal standaard afspraken. Door gebruik van algemene voorwaarden kan u dus efficiënt(er) zaken doen.
Algemene voorwaarden dienen twee doelen: om uw positie te versterken als de wederpartij niet nakomt en om uw positie te versterken als u zelf niet na kan komen. Algemene voorwaarden kunnen belangrijke algemene afspraken bevatten over bijvoorbeeld contractuele rente, hogere incassokosten, vervaltermijnen, maximale klachttermijn, beperking van de aansprakelijkheid en eigendomsvoorbehoud.
Consumenten worden door de wet extra beschermd. In algemene voorwaarden die gebruikt worden in rechtsverhoudingen met consumenten kunt u bijvoorbeeld niet altijd rente en incassokosten opnemen.
Het hebben van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar is vaak nuttig. De inhoud van algemene voorwaarden moet op uw onderneming en bedrijfsprocessen zijn afgestemd. Het is daarom van belang dat u geen algemene voorwaarden kopieert van andere ondernemingen.
Hoe moet ik algemene voorwaarden gebruiken?
Om te zorgen dat uw algemene voorwaarden ook echt van toepassing zijn is het van belang dat u twee dingen doet:
– U moet uw algemene voorwaarden met de wederpartij overeenkomen. Dat kan door de voorwaarden “van toepassing te verklaren”. Dat doet u door bijvoorbeeld onderaan de offerte te zetten: “Op deze offerte zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing” Of beter: “Op onze rechtsverhouding zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing”.
– U hebt uw wederpartij een mogelijkheid gegeven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Hier gaat het in de praktijk vaak mis.
Het is niet van belang dat de wederpartij de algemene voorwaarden ook echt heeft gelezen. Hij moet wel de kans hebben gehad om ze te lezen. Die kans moet de wederpartij krijgen vóór of op het moment de overeenkomst gesloten wordt.
Om de wederpartij de kans te geven de voorwaarden te lezen is de hoofdregel het fysiek of digitaal verstrekken van de algemene voorwaarden (“ter hand stellen”). Let op, u moet aantonen dat de wederpartij de voorwaarden ontvangen heeft.
Op die hoofdregel zijn uitzonderingen. Met name wanneer sprake is van dienstverlening. Soms kan dan worden volstaan met verwijzen naar uw website en een duidelijke uitleg over waar de algemene voorwaarden precies te vinden zijn. Het is van belang dat de wederpartij de algemene voorwaarden kan opslaan. Zo kan de wederpartij ze later nog eens nalezen.
Waar gaat het mis?
– Als u na het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Op de factuur naar de algemene voorwaarden verwijzen, is dus te laat.
– Als u aan de wederpartij niet de mogelijkheid hebt geboden om de algemene voorwaarden te bekijken. Dan kunnen deze voorwaarden worden “vernietigd”. Het gevolg is dat de voorwaarden worden geacht nooit van toepassing te zijn geweest. Als de wederpartij een ‘grote onderneming‘ is dan kan zij niet vernietigen.
– Als uw wederpartij eerder eigen algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard. (“battle of the forms”). Hierover later meer.
Als u algemene voorwaarden op de juiste manier gebruikt, kan dat heel nuttig zijn. Wij helpen u graag bij het opstellen van algemene voorwaarden en adviseren u over hoe u ze van toepassing verklaart. Daarvoor kunt u contact opnemen met onze advocaten van de sectie ondernemingsrecht.