Inleiding

Het bestuur van een BV is wettelijk verplicht om binnen vijf maanden na afloop van het betreffende boekjaar, een jaarrekening op te maken. Deze termijn kan door de algemene vergadering worden verlengd tot tien maanden na afloop van het boekjaar.

De algemene vergadering stelt de opgemaakte jaarrekening vast, al bestaat hiertoe geen wettelijke verplichting. Na vaststelling van de jaarrekening dient de jaarrekening binnen acht dagen te worden gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Voorbeelden uit de praktijk

1. De aandeelhouders liggen met elkaar in conflict. Hierdoor kan de jaarrekening niet worden vastgesteld. Dient er nu geen jaarrekening te worden gedeponeerd?
   
   Indien de opgemaakte jaarrekening niet kan worden vastgesteld, dan dient het bestuur binnen uiterlijk twaalf maanden na afloop van het betreffende boekjaar de voorlopige jaarrekening te deponeren bij het handelsregister. In de voorlopige jaarrekening dient te worden vermeld dat de jaarrekening niet is vastgesteld.
   
   
2. Het bestuur heeft de jaarrekening in april van enig jaar opgemaakt (boekjaar is gelijk aan een kalenderjaar). Is er een termijn waarbinnen de algemene vergadering de jaarrekening vervolgens dient vast te stellen?
   
   Er ontbreekt een wettelijke termijn waarbinnen een jaarrekening dient te zijn vastgesteld door de algemene vergadering. Wel is het bestuur wettelijk verplicht om de niet-vastgestelde jaarrekening tijdig (lees: uiterlijk binnen twaalf maanden na afloop van het betreffende boekjaar) te deponeren.
   
   
3. Het bestuur heeft de jaarrekening opgemaakt in september, aldus na het verstrijken van de wettelijke opmaaktermijn van vijf maanden na afloop van het boekjaar. Met toestemming van de algemene vergadering is het bestuur immers gerechtigd om de jaarrekening binnen tien maanden na afloop van het boekjaar op te maken.
   
   Vervolgens heeft de algemene vergadering de jaarrekening in oktober vastgesteld en is de jaarrekening vijf kalenderdagen later gedeponeerd. Het bestuur constateert dat de algemene vergadering geen formeel besluit heeft genomen op basis waarvan het bestuur gerechtigd was om de jaarrekening pas in september op te maken. Wat zijn de implicaties voor de gedeponeerde jaarrekening?
   
   Uit de omstandigheid dat de algemene vergadering de jaarrekening in oktober heeft vastgesteld, mag worden afgeleid dat de algemene vergadering impliciet toestemming heeft verleend aan het bestuur om de jaarrekening met uitstel op te maken. Het is niet nodig dat de algemene vergadering achteraf een formeel besluit neemt dat het bestuur gerechtigd was om de jaarrekening later op te maken.
   
   
4. Alle aandeelhouders zijn tevens bestuurder van de besloten vennootschap. Is het nodig om een algemene vergadering bijeen te roepen om de jaarrekening vast te stellen?
   
   In een dergelijke situatie is het in beginsel voldoende dat de jaarrekening door alle bestuurders (en eventuele commissarissen) is ondertekend. Er hoeft dan geen algemene vergadering bijeen te worden geroepen.
   
   Uitzondering: indien er andere vergadergerechtigden zijn (certificaathouder met vergaderrecht), dienen zij in de gelegenheid te zijn gesteld om kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening en met deze wijze van vaststelling te hebben ingestemd.
   
   
5. Tijdens de algemene vergadering van 11 mei 2023 is de jaarrekening 2022 vastgesteld. Achteraf constateert het bestuur dat abusievelijk niet alle aandeelhouders zijn opgeroepen voor de algemene vergadering. Ook constateert het bestuur dat de aandeelhouders zijn opgeroepen tegen een te korte termijn; tussen de dag van de oproeping en die van de vergadering behoren ten minste zeven hele dagen te liggen. Is de jaarrekening 2022 wel vastgesteld?
   
   Het bestuur dient er rekening mee te houden dat de jaarrekening 2022 weliswaar is vastgesteld, maar dat dit aandeelhoudersbesluit zou kunnen worden vernietigd door (bijvoorbeeld) de aandeelhouders die niet zijn opgeroepen voor de algemene vergadering. Wel dienen de aandeelhouders hiervoor naar de rechter te stappen; het zogenaamd buitengerechtelijk vernietigen van het vaststellingsbesluit heeft geen effect.

Er zijn nog talloze andere voorbeelden te benoemen waarbij abusievelijk fouten zijn gemaakt omtrent het vaststellen of deponeren van een jaarrekening. Wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen als een van de bestuurders is vergeten om de jaarrekening te ondertekenen? Wat zijn de implicaties van een algemene vergadering die gehouden is in het buitenland, terwijl de statuten voorschrijven dat de algemene vergadering dient plaats te vinden in Tilburg? Voor alle vragen over de financiële jaarverslaggeving of daaraan gerelateerde kwesties, kunt u contact opnemen met Duncan Weeland.

Het bericht Fouten omtrent de financiële jaarverslaglegging verscheen eerst op De Voort Advocaten | Mediators.